Projekt oder Auftrag…….

In sehr vielen Betrieben wird zwischen Auftrag und Projekt auf Grund der Dauer der Aktivität unterschieden. Das ist ganz sicher schon mal ein sehr guter Ansatz. Projekte werden eine gewisse Dauer in Anspruch nehmen. Aus meiner Sicht viel wichtiger an diesem Parameter ist allerdings, dass die Dauer doch sehr oft auch die Komplexität mit bestimmt.

Der zweite Punkt also müsste aus meiner Sicht die „Komplexität“ darstellen. Wie viele „Systeme“ oder Ressourcen sind betroffen, wie viele Parteien gibt es zu koordinieren und andere Dinge mehr. Leider ist dies aber gerade in „Forschungsprojekten“ – alle Projekte bei denen Resultate nicht sehr konkret vorgegeben sind – äusserst schwer abschätzbar. Hier kommen dann die frühen Projektphasen die alle mir bekannten Modelle kennen zum Zug und werden sehr wichtig. Um zu wissen, was man will, muss man zuerst den Überblick erhalten.

Ich habe persönlich einige solche komplexe Projekte leiten dürfen. Komplex und von langer Dauer. All diesen war eigen, dass die anzustrebende Lösung zu Beginn des Projektes nicht vorgegeben war oder wurde. Es galt also immer zuerst, optimale Lösungen in Bezug auf alle Ebenen zu finden. Kostengünstig, funktional korrekt, sicher, machbar……die ersten Phasen hatten also immer mit Anforderungsanalyse (oder Neudeutsch „Business Analyse“) und Varianten suchen zu tun. Danach eine Bewertung in Bezug auf alle Kriterien und zum Schluss ein Entscheid über die gewählte Variante. Dies dann umzusetzen kann fortlaufend im selben Projekt geschehen (meine Meinung) oder wird in ein neues Projekt ausgelagert (eher nach Schulbuch…).

Nun ergab sich aber immer mal wieder auch die Situation, in der ich als „Projektleiter“ für etwas eingesetzt wurde, bei welchem im Voraus alle Rahmenbedingungen geklärt waren. Es ging eigentlich nur noch um die Umsetzung – und auch diese war schon recht weit fortgeschritten. Das wäre ja auch in keiner Weise ein Problem hätte ich nicht versucht im Sinne des Auftrages an mich („Durchführung des Projektes xy“) dies als Projekt zu sehen. Gefragt waren keine Varianten, keine Nutzenabschätzung, keine ….xyz….sondern die Arbeiten, welche auf bereits definierte Art zum bereits definierten Ziel führen. Die Bearbeitungszeiten unterscheiden sich natürlich fundamental – hinsetzen und machen oder umfassend informieren, Varianten bilden, Nutzen besprechen, Stakeholder integrieren sind einfach zwei paar Schuhe.

Schnelle (…und dies in erster Linie….) Resultate zu erreichen war noch nie meine grösste Stärke. Der Fokus lag immer auf dem Endprodukt und meist hat man mit den Parametern „Zeit“ oder „Geld“ (ich weiss, eigentlich dasselbe, fühlt sich aber doch anders an) versucht ein fertiges Resultat zu erhalten – und nie ein schnelles Resultat. Ich vage nicht zu beurteilen, ob Projekte die rasch unvollständige Resultate oder Projekte, die etwas später vollständige Resultate liefern am Ende erfolgreicher sind. Ebenso bin ich überzeugt, dass es hier in verschiedenen Branchen deutlich unterschiedliche Anforderungen gibt. Meine Vergangenheit in der Logistik und in der Finanzwelt haben deutlich aufgezeigt, dass nicht in allen Branchen dieselben Prioritäten gesetzt werden.

Projekte zu managen ist aufwendig, Auftrag abzuarbeiten kann stressig sein. Es gibt auch kein „besser“, beide Arbeiten haben ihren Reiz und sehr oft ist ein Projektleiter ja irgend wo auch in die Umsetzung involviert. Oder er hat seinen eigenen Aufträge wie Statusberichte, Planungssitzungen oder Workshops und so weiter vor- oder nachzubearbeiten.  Wichtig ist immer zu wissen, welche Rolle man wirklich gerade inne hat. Sind die Aufgaben des Projektleiters oder des Projektmanagements wirklich gefragt oder wäre es letztendlich gewünscht gewesen, einfach einen Auftrag in möglichst vernünftiger Zeit durchzuführen. Ist dem Auftragnehmer dies nicht klar, kommt es zu falscher Bearbeitung, zu ungewünschten und vielleicht auch total unnötigen Resultaten. Am Ende zu nichts  anderem als Zeitverlust.

Fazit: Es war für mich nicht immer leicht, meine Rolle zu interpretieren in meiner Arbeitswelt. Dadurch konnten durchaus Dinge passieren, von denen niemand etwas hatte. Viel Arbeit für nichts. Für mich ist klar geworden, dass es notwendig ist die eigene Rolle im Umfeld der Arbeit immer im Detail zu kennen – nur dann passen die Arbeitsresultate in ein Team. Leerläufe sind vorprogrammiert, wenn die Rolle nicht bekannt oder wie mir passiert durch die Bezeichnung dieser eine andere Rolle suggeriert wurde. Solche Problematiken kann ich nur selbst lösen. Eine Erkenntnis in meinem Arbeitsleben von der ich glaube, dass mir diese noch gute Dienste erweisen wird in Zukunft. Wissen was von einem verlangt und erwartet wird als das a und o effizienter Zusammenarbeit.