Virtuelle Meeting – Telekonferenzen – welches ist die bessere Lösung?

Virtuelle Meetings begleiten mich seit nunmehr schon weit über 15 Jahre – bei einem grossen Basler Pharmaunternehmen waren wir als Netzwerk-Consultants da sehr nahe mit dabei. Was dort möglich war, war weit weg von dem was heute schon allein Skype anbietet – aber es hat viele Reisekosten und viel Zeit gespart. Die Qualität war oft recht schlecht, Video nur für privilegierte Personen verfügbar.

Heute gibt es zig Möglichkeiten und Anbieter um virtuelle Meetings abzuhalten. Ich arbeite im Moment an einem Projekt für meinen Arbeitgeber wo es darum geht, wie und in welcher Form Schulungsinhalte weiter gegeben werden können. Um selbst ganz allgemein ein Gefühl zu bekommen wie das so funktioniert habe ich für mich beschlossen, einige Meetings auf den neueren Plattformen welche diese Funktionalitäten anbieten durchzuführen.

Grundsätzlich sind wir eine Firma, die auf den persönlichen Kontakt mit dem Kunden wie auch mit unseren Kursleitern sehr viel wert legt. Nichts desto trotz gibt es in der Zwischenzeit viele Kursformate, bei denen mehrere Trainer notwendig sind um Entscheide zu fällen. Man kann sich nun vorstellen dass es für mich manchmal doch schwierig ist, alle an einen Tisch zu bekommen – einige reisen aus dem Ausland an, andere sind vielbeschäftigte Besitzer ihrer eigenen Firmen und so weiter…..Ein Meeting inklusive Anreise, eine Stunde Meeting und Rückreise nimmt für die meisten zwischen zwei und drei Stunden in Anspruch.

Nun habe ich in einem ersten offiziellen Versuch ein Meeting mit sechs Trainern virtuell abgehalten, für diesen Versuch habe ich das Werkzeug „Adobe Connect“ verwendet. Zum Werkzeug – sehr einfach zu bedienen, auf beiden Seiten (Moderator und Teilnehmer) wie auch sehr einfach aufzusetzen – ein Meeting planen dauert nur wenige Minuten. Die verschiedenen Zugriffsrechte zu vergeben kostet dann nochmals einen Klick – echt simpel und cool.

Die erste lustige Situation ist eigentlich das „Eintreffen“ der Gäste – jeder sitzt irgendwo, das Meeting war auf 1800 angesetzt, die Hälfte der Teilnehmer sass irgendwo zu Hause – wie auch ich bei mir im Keller. Aber es hat bei allen bestens funktioniert. Aber hat es auch etwas gebracht? Wäre eine Telefonkonferenz nicht die ebenso gute Lösung gewesen, die Dinge zu besprechen?

Ich habe eine klare Meinung gefasst (oder diese für mich bestätigt erhalten) – ein solches virtuelles Meeting ist WEIT weg von einer reinen Telefonkonferenz, auch wenn ich alle Teilnehmer kenne und ich mir diese problemlos vorstellen kann. Die Mimik, das Verhalten welches man als Moderator fast besser beobachten kann als bei einem echten Meeting macht die Einflussnahme sehr einfach. Ich kann jederzeit alle sehen, ich sehe ohne dass die das merken genau, wenn einer den Kopf schüttelt, nickt oder aber sonst irgend eine Miene macht. Aktiv kann ich nachfragen und alle anderen können wieder mithören und sehen. Als Sitzungsleiter ist das Leiten einer virtuellen Sitzung für mich gar übersichtlicher als live.

Trotz absolut normaler Ausstattung war auch die Qualität von Sprache und Video durchs Band zumindest befriedigend, in den meisten Situationen gut. Sowohl die Software als wohl auch viele Hardware ist hier heute auf einem absolut genügenden Stand für ein Meeting, mein Notebook war auf jeden Fall genügend für den Einsatzzweck. Ebenso kann es natürlich lustig sein, Dinge zu präsentieren oder auch mal eine Datei hoch zu laden.

Fazit: Für mich ist die Qualität eines virtuellen Video-Meetings fast gleich zu setzen mit der einer Sitzung vor Ort. Durch die manchmal technisch bedingten Tonverzögerung ist die „Sprachdisziplin“ auch sehr hoch, man lässt alle ausreden, man schaut auf das Bild und fängt erst dann an zu reden – bei Telefonkonferenzen ist dies eher selten der Fall! Ein klarer Fall – eine solche Sitzung ist einer echten Sitzung nahezu ebenbürtig, ist schneller zu organisieren und verursacht keinerlei Zeitaufwände um irgendwo hin zu gelangen. Ich war das gewohnt von Supporteinsätzen – das war eher 1:1 – eine Sitzung ist noch besser. Ich persönlich werde auf dieses Kommunikationsmittel setzen für den Sitzungsbereich – ob man damit auch Schulungsinhalte wirklich gut weiter geben kann soll jetzt als nächster Schritt geklärt werden. Zur Eingangs gestellten Frage: ist keine Frage, Telefonkonferenzen kommen für mich nur noch dann in Frage, wenn virtuelle Meetings aus irgend welchen Gründen nicht funktionieren.